Privacystatement CMV Juliana Aduard

CMV Juliana Aduard hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacystatement willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen van onze leden en donateurs en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. CMV Juliana Aduard houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • de persoonsgegevens van onze leden en donateurs verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacystatement;
  • de verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, hiervoor wordt nadrukkelijk de toestemming gevraagd bij het aangaan van het lidmaatschap/donateurschap;
  • op de hoogte zijn van de rechten omtrent de persoonsgegevens, wij u hierop wijzen en deze respecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door CMV Juliana Aduard verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Om onze ledenadministratie bij te houden (aanmelding/wijziging/uitschrijven);
  • Om onze donateursadministratie bij te houden (aanmelden/wijzigen/uitschrijven);
  • Het bijhouden van een leerlingadministratie (aanmelding/wijziging/uitschrijven)
  • Het heffen van contributie en/of donateursgelden;
  • Het versturen van nieuwsbrieven (leden) en uitnodigingen (donateurs en (oud)leden);
  • Het opmaken van corveeroosters en voor wijkindelingen voor acties (leden)
  • Het toevoegen van leden aan de Whatsapp-groep (Leden; na uitdrukkelijke toestemming)
  • Het maken/beheren en archiveren van (foto)albums;
  • Het aanmelden van de vereniging bij concoursen/wedstrijden/festivals;
  • Opgave van leden bij verblijf in accommodaties (bijvoorbeeld bij een studieweekend of een wedstrijd op afstand met overnachting).

Voor de voorgaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van onze (oud)leden (en/of ouders/verzorgers) en donateurs vragen:

  1.  Naam; (Indien van toepassing naam van ouder(s)/verzorger(s))
  2.  Adres;
  3.  Woonplaats;
  4.  Telefoonnummer;
  5.  E-mailadres;
  6.  Bankrekeningnummer;
  7.   Foto’s (alleen (oud)leden);
  8.  Video (alleen (oud)leden);
  9.  Geluidsopnames (alleen (oud)leden);

Wie heeft inzicht in persoonsgegevens?

Alleen het bestuur van CMV Juliana Aduard heeft inzicht in jouw persoonsgegevens. Dit is beschreven in het Privacybeleid van CMV Juliana Aduard.

Verstrekking aan derden

De gegevens die aan ons worden verstrekt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden:

Deze derden kunnen de volgende partijen zijn:

  • Wedstrijdleiding;
  • Accommodaties;
  • Bank (indien vereniging overstapt op automatische incasso)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is of jij daar schriftelijk toestemming voor hebt gegeven. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Deze toestemming wordt gegeven op het moment dat het minderjarige lid wordt ingeschreven bij onze verenging.

Bewaartermijn

Bij opzegging van het lidmaatschap/donateurschap worden de persoonsgegevens (uitgezonderd beeld- en archiefmateriaal) direct, bij definitieve beëindiging, verwijderd. Het beeld- en archiefmateriaal blijft bewaard uit het belang dat de vereniging hecht aan het tijdsbeeld en ontwikkeling van de vereniging te kunnen volgen. Hiermee bewaart CMV Juliana Aduard de gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische- en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van onze (oud)leden en donateurs te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  1.  Alle personen die namens CMV Juliana Aduard van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  2.  Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  3.  Alle personen die namens CMV Juliana Aduard van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

Onze (oud)leden en donateurs hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebben zij het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan henzelf of in opdracht van hen direct aan een andere partij.

Om van dit recht gebruik te maken, dienen wij een schriftelijk verzoek te ontvangen. Dit mag per post (op papier), dan wel digitaal. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Datalek

Indien het zich onverhoopt voordoet dat er persoonsgegevens terecht komen bij personen, partijen of ondernemingen waar deze niet terecht mochten komen, dan zal hier ten alle tijden melding van worden gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze melding zal binnen 72 uur nadat het lek wordt geconstateerd, worden gemaakt.

Klachten

Mochten onze (oud)leden en/of donateurs een klacht hebben over de verwerking van de persoonsgegevens dan vragen wij om hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met onze (oud)leden en/of donateurs niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.